Compte-rendu de la réunion du samedi 7 septembre 2019 à 17h

Le comité du Télévie Celles avait décidé d’organiser une deuxième réunion début septembre afin d’avancer sur l’organisation du Télévie. Nous souhaitions organiser cela un samedi afin de donner la possibilité aux personnes qui ne savaient pas être présentes à la première réunion de venir (parce qu’ils ont d’autres obligations le vendredi soir).

Malheureusement, la petite salle était unique disponible le samedi 7 septembre. Nous avons vu par après qu’il y avait beaucoup d’activités ce jour-là (foire agricole à Pottes, Brocante au Mont-de-l’Enclus et Festival à la Ferme du Harby).

Nous n’étions donc pas très nombreux, mais nous avons bien discuté pendant presque 3 heures et avancé dans notre projet.

Les points suivants ont été abordés :

1)      La réunion a débuté avec la présentation des quatre membres du comité de l’association de fait « Télévie Celles » (créé le 13 juillet 2019). Il y avait que quatre candidats pour rejoindre le comité, le choix était donc rapide : David Lavens (Velaines, président), Guillaume Antoin (Amougies, vice-président), Séverine Balcaen (Escanaffles, secrétaire) et Jean-Michel Bachy (Pottes, trésorier).

2)      Le courrier pour la demande de subside est rédigé et sera envoyé cette semaine et le compte bancaire est ouvert : BE27 1431 0916 1073

3)      Groupes de travail : nous avons expliqué comment nous souhaitons nous organiser. Comme expliqué lors de la première réunion, ce n’est pas le comité qui organisera les activités, mais des groupes de travail. De préférence avec 1 à 3 responsables. Ce sont eux qui s’occuperont de l’organisation, décideront de la date, des besoins, …

Le comité validera ensuite les grandes décisions et les besoins financiers.

4)      Problème des dates et des lieux : le problème est que la grande salle de Celles est prise pour toute l’année 2020 et que nous ne pouvons pas encore bloquer de dates en 2021. Comme notre première remise de chèques est prévu pour avril 2021, nous aurions souhaité organiser la soirée de clôture en février ou mars 2021 (car nous devons transmettre le montant au Télévie +/- 3 semaines avant la grande soirée télévisée). Pour les autres activités, la date et le lieu sera choisi par les groupes de travail.

5)      Activités : pour le moment, suite à la réunion, nous pensons déjà organiser les activités suivantes :

·         Course à pied : responsables de groupe : Alexandra Coussement + ????. Le club de Velaines tiendra une réunion le 24 septembre afin de décider s’ils apportent leur aide à l’organisation

·         Balade gourmande : nous n’avons pas encore de responsables de groupe, mais nous avons déjà des producteurs locaux qui veulent nous aider, notamment Lapin Velaines,…. N’hésitez donc pas à en parler aux producteurs locaux que vous connaissez.

·         Balade Canine : nous recherchons encore des responsables de groupes pour organiser cela sur la commune de Celles (et/ou le Mont-de-l’Enclus). Ce sont eux qui devront notamment décider du parcours.

Laetitia Bondroit a demandé si elle pouvait en organiser une sur Saint-Sauveur au profit du Télévie Celles. Nous lui avons indiqué que si elle était responsable de groupe, nous voulons bien la suivre dans sa démarche.

·         Balade moto : l’organisateur de la balade moto de l’année dernière pour le Télévie du Mont-de-l’Enclus ne veut plus le faire. Nous recherchons donc un club de moto qui veut bien organiser cela pour le Télévie. Plusieurs pistes ont été évoquées, mais rien de concret à ce jour. N’hésitez donc pas à en parler au tour de vous.

·         Soirée de clôture : une soirée de clôture serait organisée début d’année 2021. Un repas sera prévu. Un groupe de travail « repas » sera créé, car nous souhaitons faire le repas nous-même. Une des responsables de groupe sera Anne-Laurence Roberfroid (cuisinière au Blé d’Or). C’est elle et les autres membres du groupe de travail qui décideront du repas, mais probablement, nous pensons faire des spaghettis.

Une animation musicale sera également proposée lors de la soirée de clôture. Plusieurs pistes sont déjà évoquées.

·         Animation enfants : nous souhaitons organiser une grande après-midi d’animation pour les enfants lors d’une des activités. Laetitia Bondroit et Audrey Deforge connaissent une ASBL qui pourrait nous fournir plusieurs éléments (châteaux gonflables, mascottes, …). Nous essayerons d’avoir également des jeux en bois, des stand grimages, …. L’entrée serait gratuite. Audrey, Laetitia, Hermione Arbouche et Neela Arbouche feraient parti des responsables de groupes.

6)      Sponsoring : les prix pour le sponsoring sont les suivants :

·         Set de tables lors du repas : 30,00 €

·         Livret : 30,00 € (¼ page), 50,00 € (1/2 page), 75,00 € (3/4 page), 100,00 € (page)

·         Set de table + livret (1/2 page) : 75,00 €

·         Set de table + livret (1/2 page) + site internet + affichage sur écran lors des activités : 100,00 €

·         Gobelets réutilisables : 4 sponsors à 250,00 €

·         T-shirts collaborateurs : +/- 100 à 150 : trouver un grand sponsor à 1.000,00 € (logo du sponsor dans le dos)

Une des pistes pour les T-shirt est de demander à Willy Naessens, qui a sa seconde résidence dans notre village. L’idée a également était évoqué de demander les T-shirts qu’il donne à ses ouvriers et d’imprimer le logo du Télévie dessus.

Pour les gobelets réutilisables, nous souhaiterions 4 sponsors pour mettre dessus (avec la banderole Télévie au milieu du verre). Une caution sera éventuellement mise en place. Apparemment, la commune aura également des gobelets réutilisables. Nous analyserons également cette possibilité.

Nous souhaitons également obtenir des Bics et stylos de certaines sociétés afin que les bénévoles aient de quoi prendre commande lors des activités.

Nous recherchons également des sponsors qui mettent des équipements à disposition lors des activités.

Nous allons essayer de mettre la liste des sponsors à jour afin de ne pas « embêter » le sponsor plusieurs fois.

7)      Tombola : une tombola sera mise en place, mais normalement seulement en septembre 2020, avec tirage des 3 plus gros lots lors de la soirée de clôture (les autres numéros seront tirés avant en présence de plusieurs personnes.

N’hésitez donc pas à récolter des lots. Si nous avons trop de lots, nous pouvons faire des tombolas rapides lors des activités.

8)      Nous allons commander les produits de Télévie afin de les vendre lors d’évènements dans la commune. La priorité sera donnée aux produits qui peuvent être renvoyés s’ils ne sont pas vendus.

La vente de cartes de soutien à 1 € a également été abordé afin de les vendre à partir de fin 2019 (puisque la tombola débute seulement en septembre 2020). Cette mesure ne fait pas unanimité et une décision définitive n’est donc pas encore prise.

Nous avons décidé de ne pas mettre des tirelires dans les commerces, mais d’avoir quelques tirelires afin de les mettre lors de nos activités ou sur nos stands lorsque nous vendons des produits Télévie lors des activités.

9)      Imprimeurs : nous avons évoqué les différents imprimeurs dans la région et la possibilité de faire imprimer par une école (Don Bosco) a été mentionnée.

10)  Site Internet : un site internet sera créé par notre trésorier, Jean-Michel Bachy. Ce site reprendra plusieurs éléments : activités, sponsors, photos, …

11)  Calendrier : nous souhaitons mettre en place un calendrier sur lequel les associations de l’entité pourraient mettre leurs activités afin d’essayer de ne pas organiser des activités aux mêmes dates.